Onko kiinteistöissännen totuttu ajattelemaan, että huoltoyhtiö hoitaa kaiken?
Lampunvaihdot, lumityöt, ilmanvaihdon tarkastukset, pienet korjaukset ja monet muut arjen ylläpitotehtävät kuuluvatkin heidän osaamiseensa. Mutta entä lukitusjärjestelmät, oviautomatiikka, poistumisovet, kulunhallinta tai sähköiset lukot? Monesti nekin päätyvät huoltoyhtiön tehtävälistalle, vaikka kyse on aivan erilaisesta tekniikasta ja suuri osa toiminnoista vaatii turvallisuusalan elinkeinoluvan.
Todellisuudessa moderni oviympäristö on yksi kiinteistön teknisesti vaativimmista kokonaisuuksista.
Yksi ulko-ovi voi sisältää mekaanisen lukituksen, sähköisen lukituksen, oviautomatiikan, kulunhallinnan, palo-oven suljinlaitteet, poistumislaitteet sekä useita turvallisuuteen liittyviä komponentteja. Jokaisella niistä on oma toimintaperiaatteensa, omat huoltovaatimuksensa ja usein myös viranomaismääräyksensä.
Juuri tästä syystä niiden huolto kuuluu lukkoliikkeelle.
Kyse ei ole siitä, etteikö huoltoyhtiö olisi ammattitaitoinen omassa työssään. Päinvastoin. Kiinteistönhoito on laaja ammattiala, jossa osaamista tarvitaan monesta eri asiasta. Lukitus- ja turvajärjestelmät ovat kuitenkin oma erikoisalansa samalla tavalla kuin hissit kuuluvat hissiyhtiölle tai paloilmoitinjärjestelmät niihin erikoistuneille toimijoille. Niiden turvallinen ylläpito vaatii erityisosaamista, koulutusta sekä valmistajien tuntemusta.
Huolto ei tarkoita vain sitä, että laite korjataan vasta silloin, kun se rikkoutuu.
Suurin hyöty syntyy ennakoivasta kunnossapidosta. Kun lukitukset, oviautomatiikka ja muut oviympäristön laitteet tarkastetaan säännöllisesti, niiden käyttöikä pitenee ja häiriöt vähenevät. Samalla voidaan havaita kuluvat osat ennen kuin ne aiheuttavat käyttökatkon tai turvallisuusriskin.
Monessa kiinteistössä ovet ovat käytössä satoja tai jopa tuhansia kertoja päivässä. Se rasitus näkyy väistämättä saranoissa, sulkimissa, lukoissa ja automatiikassa. Ilman säännöllistä huoltoa pienistä säädöistä tulee vähitellen kalliita korjauksia.
Miten dokumentoidaan?
Ammattimainen huolto ei pääty siihen, että asentaja käy kohteessa. Jokainen huoltokäynti kirjataan, tehdyt toimenpiteet dokumentoidaan ja samalla syntyy laitteen koko elinkaaren kattava huoltohistoria. Se helpottaa seuraavia huoltoja, nopeuttaa mahdollisia vikakorjauksia ja auttaa ennakoimaan tulevia investointeja.
Kun huoltohistoria on helposti saatavilla, ei tarvitse arvailla milloin laite on viimeksi huollettu, mitä siihen on vaihdettu tai mikä osa seuraavaksi kannattaa uusia.
Digitalisaatio on tuonut myös uusia mahdollisuuksia kiinteistöjen ylläpitoon. Kun ovet ja laitteistot merkitään tunnisteilla, voidaan jokaisen laitteen huolto- ja korjaushistoria nähdä nopeasti myös mobiililaitteella. Kiinteistön omistaja, isännöitsijä ja huoltoa tekevät ammattilaiset puhuvat silloin samasta tiedosta, mikä nopeuttaa päätöksentekoa ja parantaa koko kiinteistön hallittavuutta.
Lopulta kyse on vastuista.
Viranomaisvaatimusten huomiointi
Myös viranomaisvaatimukset asettavat omat velvoitteensa.
Poistumisovien laitteistot, hätäpoistumishelat ja automaattiovet eivät ole pelkästään käyttömukavuuteen liittyviä laitteita. Niiden tulee toimia juuri niin kuin standardit ja määräykset edellyttävät myös hätätilanteessa. Tällöin huollossa ei enää puhuta pelkästään kiinteistön kunnossapidosta, vaan ihmisten turvallisuudesta.
Siksi esimerkiksi EN 179-, EN 1125- ja EN 16005 -standardien tunteminen kuuluu olennaisena osana näiden järjestelmien huoltamiseen.
Turvallisuus tehdään yhtestyössä
Huoltoyhtiön tehtävänä on huolehtia kiinteistön päivittäisestä ylläpidosta, mutta lukitus-, kulunhallinta- ja turvajärjestelmien tekninen ylläpito on oma erikoisalueensa. Kun jokainen tekee sen työn, johon hänellä on koulutus, työkalut ja valmistajien tuki, lopputulos on turvallisempi, pitkäikäisempi ja myös taloudellisempi.
Taloyhtiössä kulkevilla henkilöillä on merkittävä rooli vikojen havaitsemisessa ja raportoinnissa. Asukkaat tuottavat lisäarvoa havainnoillaan ja ovatkin yhtiön merkittäviä laatu- ja turvatarkastajia ihan jokaisena päivänä.
Taloyhtiölle tai kiinteistön omistajalle huoltosopimus ei ole pelkkä kustannus. Se on tapa varmistaa, että yksi kiinteistön tärkeimmistä turvallisuusjärjestelmistä toimii luotettavasti vuodesta toiseen – ja että mahdolliset ongelmat havaitaan ennen kuin ne muuttuvat kalliiksi korjauksiksi tai turvallisuusriskeiksi.
Hyvin huollettu ovi ei yleensä herätä huomiota. Se toimii juuri niin kuin sen kuuluukin. Ja juuri se on onnistuneen huollon paras mittari.