Henkilötietojen käsittely: Ajan Lukko tietojen käsittelijänä tai alikäsittelijänä

SELOSTE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

 

Rekisterinpitäjä

Asiakasyritys tai kiinteistön omistaja

 

Tietojen käsittelijä tai alikäsittelijä

Ajan Lukko Oy (jatkossa Yhtiö)

Tammelan puistokatu 29
33500 Tampere

03 2541 600

www.ajanlukko.fi

 

Mikäli toimimme alikäsittelijänä, on toimeksiannon tehnyt esim. isännöitsijätoimisto, joka toimii käsittelijänä ja on valtuuttanut yhdessä rekisterinpitäjän (taloyhtiö) kanssa Ajan Lukon hoitamaan avainhallintaa erillisessä sopimuksessa määritellyin ehdoin.

 

Yhteyshenkilö rekisterin käsittelyä koskevissa asioissa 

Mia Toivonen

mia.toivonen@ajanlukko.fi

Ajan Lukko Oy

Tammelan puistokatu 29
33500 Tampere

03 2541 600

www.ajanlukko.fi

 

Rekisterinpitäjä määrittelee omassa erillisessä sopimuksessaan rekisterin sisällön. Mikäli erillistä rekisterinpitäjän ja tietojen käsittelijän välistä ohjeistusta ei ole määritelty ja erillistä sopimusta tehty, toimimme rekisterin tietojen käsittelijänä tai tietojen alikäsittelijänä tämän selosteen mukaisesti.

 

Rekisterin nimi 

Henkilötietojen käsittely

- avainhallintajärjestelmässä

- kulunhallinta- tai kulunvalvontajärjestelmässä
- tallentavassa kameravalvontajärjestelmässä

- elektronisessa lukitusjärjestelmässä ja digilukostossa
- aukaisumodeemeissa

- rekisterinpitäjän käyttämissä portaaleissa

 

Rekisterin julkisuus

Sisältö ei ole julkista.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten rekisterinpitäjän toimeksiannosta kulloisenkin rekisterinpitäjän tietosuojaselosteen mukaisesti esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

 

Rekisterinpitäjän lukoston ylläpito ja avainhallinnan toiminnot
Henkilötietoja käsitellään toimeksiannosta avaimen tunnistamiseksi, kulkuoikeuden myöntämiseksi tai estämiseksi ja huoltotarpeen arvioimiseksi.

 

Rekisterinpitäjän lukitusjärjestelmä

Toimeksiannosta tehtävät huoltotoimenpiteet ja auttaminen mahdollisten rikosten tai rikosepäilyjen selvittämisessä

 

Rekisterinpitäjän kameravalvonta

Toimeksiannosta tehtävät huoltotoimenpiteet ja auttaminen mahdollisten rikosten tai rikosepäilyjen selvittämisessä

 

Rekisterinpitäjän huoltoportaali

Toimeksiannosta tehtävät huoltotoimenpiteet ja niihin liittyvät tiedot

 

 

Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi pitää sisällään seuraavia tietotyyppejä;

Henkilön nimi ja yritys

Henkilön osoite

Henkilön puhelinnumero

Henkilön sähköpostiosoite

Tieto hallussa olevista kulkutunnisteista
Tieto kulkutunnisteiden kulkuoikeuksista

Tallentavissa järjestelmissä tieto tunnisteen liikkeistä kiinteistössä (kulkutunniste, ovi, ajankohta)

Kameravalvontajärjestelmissä tallennettua kuvaa

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään rekisterinpitäjän tai toisen tietojenkäsittelijän antamana tai suoraan järjestelmän loppukäyttäjiltä. Säännönmukaiset tietolähteitä muodostuu myös käyttäjien liikkuessa kiinteistössä lukkoihin, kameravalvontatallenteisiin ja järjestelmien hallintaohjelmiin tallentuvien lokitietojen muodossa.

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti toisille rekisterinpitäjille. Niitä voidaan luovuttaa viranomaisille viranomaisten pyynnöstä. Viranomainen voi pyytää tietoja esimerkiksi rikostilanteiden selvittämiseksi valvotulla alueella.

 

Rekisterinpitäjä voi rikosepäilytilanteessa antaa toimeksiannon kulkulokin tulkinnasta myös viranomaisen hyväksymälle turvallisuusalan elinkeinoluvan haltijalle mahdollista rikosilmoituksen tekoa varten.

 

 

Tietojen säilytys ja siirto kolmanteen maahan tai kansainvälisille järjestöille

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, kolmanteen maahan eikä kansainvälisille järjestöille

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri ei sisällä arkaluonteisia tietotyyppejä. Käytössä asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä.

 

Käyttäjät tunnistetaan kirjautumistunnisteella. Pääsyä henkilötietoihin rajoitetaan vain sellaisille henkilöille, joilla on työnsä/asemansa puolesta tarve saada kyseisiä tietoja. Kaikkia henkilöitä, joilla on pääsy henkilötietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus. 

 

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna tietojen käsittelijän yhteyshenkilölle, joka toimittaa pyynnön rekisterinpitäjälle. Tiedot luovutetaan, kun henkilöllisyys on varmistettu.

 

Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Tietojen käsittelyä tehdään rekisterinpitäjän toimeksiannosta. Kun tiedon käsittelystä tehdään sopimus määritellään tehtävänjako rekisterinpitäjän ja tietojen käsittelijän välilllä. Alla olevat vastuut rekisterinpitäjän ja tietojen käsittelijän välillä määritellään sopimussisällössä.

 

Rekisterinpitäjän/tietojen käsittelijän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä/tietojen käsittelijällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvollisuus huolehtia tietojen asiallisuudesta ja ajantasaisuudesta rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä sekä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä erityisellä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

 

Rekisteristä voidaan poistaa henkilön tiedot myös, jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii poistamaan häntä koskevat tiedot. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos rekisterinpitäjällä on lain mukainen peruste säilyttää tiedot, jos tietojen säilyttäminen on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 

 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ainoastaan seuraavilla perusteilla:
• Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
• Käsittely on lainvastaista, mutta rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
• Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä muuhun kuin suoramarkkinointitarkoitukseen, ja odotetaan sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän edut rekisteröidyn edut.

 

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjän tai tietojen käsittelijän yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkastetaan pyynnön tekemisen yhteydessä.

 

Mahdollisissa erimielisyyksissä voi ottaa yhteyttä toimivaltaiseen viranomaiseen; tietosuojavaltuutetun toimistoon: https://tietosuoja.fi

 

 

Tietojen poistaminen ja säilytysaika

Tietoja säilytetään ja niitä poistetaan rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.

 

Tiedostotallenteisiin pääsyä rajoitetaan, kun rekisterinpitäjä katsoo, että järjestelmän rekisterin käyttäjä ei enää tarvitse virkaan tai työtehtävään liittyvästä syystä pääsyoikeutta tai käyttöoikeutta järjestelmään.

 

Mikäli rekisterinpitäjä käyttää järjestelmän hallintaohjelmistoa, on rekisterinpitäjällä mahdollisuus saada pääsy henkilötietoihin sekä mahdollisuus oikaista, rajoittaa ja poistaa henkilötietoja

suoraan hallintaohjelmiston ominaisuuksia hyödyntämällä.

Jos rekisterinpitäjä ei käytä järjestelmän hallintaohjelmistoa, on rekisterinpitäjän tällöin esitettävä edellä mainittuihin toimiin liittyvät pyynnöt tietojen käsittelijälle.